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Implementar a tecnologia na gestão da empresa não é mais uma opção, e sim um dever urgente de todos que buscam a sobrevivência e crescimento.
Se antes era possível se diferenciar pelas soluções digitais, hoje elas são regra absoluta no mercado — e condições essenciais da competitividade.
Mas, em meio a tantas opções de softwares e ferramentas, como escolher as tecnologias certas para melhorar a produtividade e reduzir custos?
É esse direcionamento que você vai obter neste artigo, que resume a importância e principais passos rumo à revolução digital nas empresas.
Pronto para encarar essa mudança?
Siga a leitura e saiba exatamente por onde começar.
Tecnologia na gestão da empresa: não dá mais para evitar
A tecnologia na gestão da empresa deixou de ser um diferencial inovador e se tornou uma questão de sobrevivência.
Com a transformação digital, as empresas que não otimizarem seus processos com as ferramentas certas vão ficar para trás, pois é impossível competir com a eficiência das soluções tecnológicas.
Basicamente, estamos vivenciando um processo acelerado de transformação dos modelos de negócio, competências e estratégias em um mercado hiperconectado, onde a evolução ocorre em alta velocidade.
De acordo com uma pesquisa da Advance 2000, realizada em 2018, 85% dos decisores de negócios acreditam que têm um prazo de dois anos para se adaptar às novas tecnologias de sua área — ou serão ultrapassados pelos concorrentes.
Ao mesmo tempo, o relatório The 2019 State of IT da Spiceworks aponta que 89% das empresas globais pretendem aumentar sua verba de TI em 2019, pelas seguintes razões (em ordem de prioridade):
- Urgência em atualizar a infraestrutura de TI ultrapassada (64%)
- Priorização dos projetos de TI na empresa (56%)
- Aumento da preocupação com a segurança dos dados (56%)
- Necessidade de melhorar a gestão de pessoas e desenvolver capital humano (43%)
- Foco em aumentar a receita da empresa (30%).
Ainda de acordo com o estudo, essas verbas serão distribuídas entre sistemas operacionais, virtualização, softwares de gestão e produtividade, softwares de comunicação, sistemas de segurança e aplicativos de apoio aos negócios.
Logo, está claro que o investimento em tecnologia é o único caminho para se manter relevante e crescer em um cenário de evolução digital contínua.
Afinal, você não pode continuar usando planilhas enquanto seu concorrente está automatizando a gestão financeira com inteligência artificial, certo?
Tipos de tecnologia para gestão da empresa
Para implementar a tecnologia na gestão da empresa, é preciso investir em soluções específicas para cada área e garantir a integração entre os sistemas.
Para começar, você precisa de uma central de inteligência e armazenamento de dados que possa integrar todas as áreas e funcionar como uma espinha dorsal do negócio.
Para isso, existem os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial), que automatizam processos e integram atividades de vendas, finanças, contabilidade, compras, RH, marketing, etc.
Ao implementar essa solução, você terá todos os seus dados centralizados no mesmo lugar, com a possibilidade de conectar o ERP a outros softwares específicos dos departamentos.
O próximo software obrigatório é o CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente), que concentra o cadastro de clientes, relacionamento, atendimento, suporte, entre outras funções essenciais ligadas ao consumidor.
Ainda no pacote básico, você precisa de um software específico para a gestão financeira e contábil da sua empresa, capaz de agilizar rotinas como a gestão do caixa, emissão de notas fiscais e boletos, conciliação bancária e controle de finanças em geral.
No RH, as soluções de gestão de pessoas são imprescindíveis, assim como ferramentas para recrutamento e seleção, pesquisas internas e desenvolvimento profissional.
Também é importante investir em soluções de Business Intelligence, para usar a análise de dados em favor das suas estratégias.
Da mesma forma, você pode tornar as áreas de marketing e vendas mais inteligentes com sistemas que automatizam campanhas e auxiliam no gerenciamento de cada etapa do ciclo de vendas.
Não se esqueça das ferramentas para gestão de documentos, projetos e tarefas, que já estão disponíveis em plataformas online colaborativas para facilitar o trabalho das equipes.
As possibilidades são inúmeras: cabe a você definir quais tipos de tecnologia na gestão da empresa se adaptam à sua realidade.
Como incorporar a tecnologia na gestão da sua empresa
Agora, a dúvida: como incorporar a tecnologia na gestão da empresa?
Não se preocupe, pois 45% dos CEOs e executivos admitem que não sabem por onde começar essa tarefa, de acordo com uma pesquisa da Celonis de 2019.
Com o nosso passo a passo, vai ficar mais fácil.
1. Crie um projeto de tecnologia
Como sempre, o planejamento é o primeiro passo, e nesse caso você precisa criar um projeto de implementação da tecnologia.
Comece pelo diagnóstico do uso da tecnologia na sua empresa atualmente e pergunte-se:
- Qual o nível de familiaridade e aplicação da tecnologia nos processos do negócio?
- Quais os objetivos e metas para implementação de novos sistemas?
- Quais serão as estratégias para alcançar esse status tecnológico?
- Quais métricas serão usadas para mensurar o progresso?
- Quem serão os responsáveis, quanto vai custar e qual o prazo de cada ação?
2. Encontre as lacunas e gargalos
Para direcionar seu projeto, você precisa detectar as lacunas e gargalos que podem ser corrigidos pela tecnologia nos seus processos.
Por exemplo, você pode identificar que há uma falha de comunicação entre as áreas de estoque e vendas, que seria facilmente resolvida com um software que informe as duas equipes sobre novos pedidos e demandas de produtos.
Então, comece pelas falhas que já estão dando prejuízo para o seu negócio e precisam ser resolvidas o mais rápido possível.
3. Mapeie os processos do negócio
Ao mapear os processos da empresa, você terá uma visão ampla do fluxo de trabalho e de todas as tarefas envolvidas.
Para isso, basta utilizar a metodologia clássica de mapeamento de processos de negócios, que inclui todas as etapas, relacionamentos e transições do dia a dia.
Assim, você vai detectar rapidamente quais pontos podem ser otimizados e onde a tecnologia terá seu papel primordial.
4. Escolha os softwares e ferramentas
O próximo passo é pesquisar as opções no mercado e escolher quais softwares e ferramentas são mais adequados às suas necessidades.
A boa notícia é que você não precisa nem se preocupar com a implementação: já existem inúmeras opções de soluções em nuvem que funcionam 100% online, sem necessidade de instalação e armazenamento em servidor próprio.
Você também vai notar que os softwares se integram facilmente e permitem a seleção de módulos para uma experiência personalizada.
Além disso, a tecnologia em nuvem reduz consideravelmente os custos das soluções digitais, e ainda proporciona segurança dos dados, agilidade e confiabilidade.
5. Ouça e treine seus colaboradores
Durante todo esse processo, é importante que você ouça a opinião dos colaboradores e escolha ferramentas intuitivas, que facilitem o trabalho de todos.
Afinal, eles precisam participar das decisões que envolvem seus métodos de trabalho, e também podem ter sugestões importantes para agilizar a implementação.
Além disso, a equipe deverá receber o treinamento necessário para se adaptar aos novos sistemas e incorporá-los ao seu dia a dia.
Quanto mais engajados os colaboradores estiverem com as mudanças, mais rápida será a transformação digital da sua empresa.
6. Acompanhe os resultados
Por fim, você deverá usar as métricas de sucesso que definiu lá no começo para acompanhar os resultados da implementação de tecnologias de gestão.
Felizmente, os softwares modernos já vêm com funções de análise de dados e geram relatórios de desempenho completos para facilitar seu monitoramento.
Dessa forma, você vai testemunhar a evolução do seu negócio em tempo real, com processos muito mais rápidos e dados que comprovam o crescimento.
