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Saber como otimizar reuniões é uma necessidade importante no dia a dia das empresas.
Para que um encontro seja produtivo, ele não precisa ser longo – muito pelo contrário, reuniões longas demais costumam ser ineficientes.
Até porque a demora ou atraso para realizar qualquer atividade é um péssimo hábito no mundo corporativo.
Além do mais, reuniões sem foco deixam na equipe uma sensação de perda de tempo.
Neste texto, vamos falar sobre como otimizar reuniões.
Como otimizar reuniões em 9 passos
Uma reunião sem objetivo está fadada a ser demorada e improdutiva.
Por isso, o primeiro passo para otimizar o tempo é definir o assunto e os objetivos.
Assim, ficará mais difícil perder o foco.
Abaixo, vamos listar dicas de como fazer isso.
1. Crie um roteiro
Faça um roteiro e compartilhe o documento com os participantes antes da reunião começar.
Assim, todos saberão sobre o que falar e poderão se preparar.
2. Estabeleça um tempo de duração.
É preciso saber quando começar e quando terminar a reunião.
Para otimizar, divida os minutos entre os tópicos que precisam ser abordados.
3. Conduza a reunião ou escolha alguém para fazer isso
Quem está no comando do encontro?
É importante ter isso bem claro para todos, para organizar as ideias e evitar conversas paralelas.
4. Não faça outras coisas
Evite trabalhar em frentes diferentes durante o período da reunião.
Estabeleça um tempo – breve – de dedicação exclusiva para que o foco seja total neste momento.
5. Informe as decisões
Ao final do encontro, envie uma mensagem para todos os envolvidos, informando as combinações que ficaram definidas.
Isso serve para otimizar as reuniões futuras.
6. Avalie a necessidade
Antes da reunião, avalie com cuidado se é realmente necessário um encontro presencial.
Muitas vezes, uma reunião online ou uma ligação podem ser suficientes – ou até mesmo um e-mail.
7. Escolha o local adequado
Se a reunião for presencial, busque um espaço sóbrio, sem distrações, e com todas as ferramentas necessárias para a reunião.
8. Restrinja o acesso
Não chame funcionários que não estejam diretamente envolvidos no assunto da reunião.
A preparação do encontro já define o quanto você vai conseguir otimizar o tempo, e a decisão de quem chamar ou não influencia muito.
9. Não monopolize a palavra
Sem interação, a reunião pode se tornar improdutiva.
É importante reservar um momento para que os participantes possam expressar suas ideias e opiniões.
Como otimizar reuniões de feedback?
Assim como em qualquer reunião, para realizar um feedback, é preciso estabelecer um roteiro organizado.
Tenha em mente que esse pode ser um momento de aflição para muitas pessoas, e é responsabilidade do gestor tornar esse encontro mais leve e positivo.
Mas há outros fatores importantes para otimizar o tempo nessa situação:
- Faça encontros frequentes: o objetivo de um feedback é avaliar o que está sendo feito e dar orientações sobre como as atividades podem desempenhadas de forma ainda melhor. Se isso acontecer apenas uma vez por ano, não tem como acompanhar e monitorar a evolução dos tópicos
- Um local adequado também é importante, de preferência sem distrações e que demonstre acolhimento
- Saber ouvir é essencial. Muitas vezes o próprio colaborador aborda um assunto da pauta e é possível atalhar o caminho
- Planejar a reunião de feedback é primordial. O gestor precisa ter em mente tudo que tem de ser ajustado e elogiado. Do contrário, a conversa perde o foco
- Não esqueça dos pontos positivos: qualquer colaborador fica tenso na hora do feedback. Então comece a conversa quebrando o gelo e falando de coisas positivas. Uma forma de fazer isso é destacar características que fazem a pessoa contribuir com a empresa.
- Tenha metas e um plano de ação: durante o feedback, gestor e colaborador têm a oportunidade de encontrar juntos soluções importantes.
Outra ajuda importante é usar a ferramenta Owlisten.
Com ela, é possível ter mais assertividade e sucesso ao realizar um feedback.
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