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Quer saber como aumentar o engajamento no seu evento?
Então você já está no caminho certo.
Nunca subestime o poder de um evento bem-sucedido. Esse tipo de ação é essencial para alavancar sua marca, dar destaque para a empresa na mídia, fidelizar clientes, engajar colaboradores e criar oportunidades de negócio.
A tecnologia é uma grande aliada para alcançar diferentes públicos, mas o vínculo que se firma com o contato pessoal é insubstituível. Por isso, oferecer ao seu público uma experiência inesquecível é a chave para transformar o seu evento em uma máquina de conversão!
Ações bem estruturadas diferenciam a empresa no mercado e mostram força frente à concorrência, mas é preciso envolver todos os atores nesse processo, desde os colaboradores até o público final.
Não sabe como aumentar o engajamento no seu evento, mas quer realizar algo grande? Não se preocupe.
Vamos orientar você sobre o passo a passo para conquistar seus objetivos e, ao final deste post, será um mestre em organizar e realizar eventos!
Como aumentar o engajamento no seu evento: comece pelo planejamento
Um evento começa muito antes da data de início. É preciso muita dedicação antes, durante e após a sua realização para que ele atinja todo o seu potencial.
Contar com boas ferramentas de gestão de eventos e montar uma equipe multidisciplinar com funções e responsabilidades bem claras é essencial na hora de planejá-lo.
É preciso delegar funções. Escolher pessoas preparadas para desenvolver as tarefas e ter na liderança da equipe um gestor com foco e organizado farão toda a diferença.
A organização é a chave para produzir um bom evento, assim como a falta dela pode ser a ruína de todo o esforço. Definir bons nomes para as posições chaves do time que vai realizar o evento é atuar preventivamente na resolução de imprevistos.
Uma vez montada a equipe, é hora de estabelecer um cronograma. Não se esqueça de ser bem enfático na hora de destacar o deadline de cada etapa.
Um projeto grande não pode permitir atrasos. Uma peça que esteja fora de lugar prejudica todo o quebra-cabeça e ao final vão faltar encaixes.
Um fator que vai direcionar todo o seu planejamento é o orçamento. Por isso, converse com a diretoria da sua empresa e, ao apresentar a proposta de evento, deixe claro os recursos que você vai precisar para entregar um resultado que venha ao encontro da sua ideia.
Se não tiver a recepção que você esperava, adeque suas ações ao orçamento que você tem para trabalhar. Investir em um projeto que não será terminado é jogar dinheiro fora.
Superados esses passos é fundamental que você escreva seu plano de ação. E quando falamos em escrever é realmente sentar em frente ao computador e documentar tudo o que será desenvolvido nas diferentes etapas do projeto.
Esse documento deve ter missão, objetivos, tema central, organograma, as métricas de avaliação e todos os aspectos que compõem o seu projeto.
O plano de ação servirá como guia para todos os colaboradores e vai lhe dar segurança e respaldo na hora de fazer as cobranças que precisarão ser feitas. Todos terão acesso às informações e isso vai eliminar qualquer ruído na comunicação da equipe.
Tudo isso é preciso para começar a sua empreitada. Se você tiver feito um bom trabalho de base na hora do planejamento, quando chegar o dia do evento tudo estará no lugar certo e você vai oferecer uma experiência ótima para os seus convidados.
São eles que vão fazer do seu evento um sucesso.
Entenda a importância de aumentar o engajamento no seu evento
Não tem como aumentar o engajamento no seu evento sem entender a importância de oferecer boas experiências ao público.
Sabe aquele vizinho que lhe fala que foi super bem atendido e que você tem que ir conhecer a nova loja do bairro, ou então aquele amigo que lhe convence a atravessar a cidade para provar o hambúrguer artesanal mais gostoso que ele comeu na vida?
Eles tiveram boas experiências que geraram esse engajamento.
Então, como aumentar o engajamento no seu evento?
É a mesma coisa. São os seus visitantes os principais responsáveis por propagar os pontos que superaram as expectativas e também são eles que vão trazer outros participantes nas próximas edições.
É por isso que o engajamento é tão importante.
É preciso desenvolver estratégias para proporcionar ao convidado uma vivência única. Além de trazer informações bem claras e preocupar-se com o lado business do evento, pense em como enriquecer esse momento.
Incluir intervenções artísticas, oferecer um coffee break elaborado, distribuir sinal de wi-fi livre em todos os espaços e ter uma área de descanso acolhedora e confortável são alguns mimos que fazem diferença e que com certeza o visitante vai notar.
Muito mais que uma mídia paga em uma rede social, ou um caro comercial no horário nobre de um canal de televisão, é a boa experiência que engaja o seu público. E ela não acontece apenas no desenrolar do evento, começa ainda na fase de atração.
Quando o público vai buscar informações a respeito da sua ação, já começa o seu relacionamento com aquele cliente. E essa relação não termina ao final do evento.
Um atendimento de qualidade vai continuar entregando valor para o consumidor e aumentar a confiança na empresa. A interação com o público e com os colaboradores é determinante para alcançar o êxito.
O evento é uma forma de estreitar o relacionamento com o usuário. Satisfazê-lo vai impulsionar o engajamento e transformá-lo em um defensor da sua instituição.
A partir dessa conquista, a empresa terá uma prospecção orgânica que vai impactar em diminuição de custos com propaganda, aumentará a atração de novos clientes e, consequentemente, também a fidelização dos usuários já atendidos pela organização.
Viu como o engajamento do público é um dos principais motivos para o sucesso ou para o fracasso? Ele tem de ser um dos seus maiores objetivos e nós vamos ajudar você a atingi-lo.
Veja como aumentar o engajamento no seu evento
Você já percebeu o quão importante é se dedicar a cada detalhe, desde a concepção até o atendimento pós-evento. Vamos apresentar agora dicas de como aumentar o engajamento no seu evento.
Para lhe deixar seguro durante todo o processo, destacaremos boas práticas em todas as etapas de realização do evento. São alguns insights que vão ajudar marinheiros de primeira viagem e também relembrar o passo a passo para os veteranos no ramo.
Vamos começar?!
Produção antes do evento
Conheça o seu público
Toda a identidade do evento vai depender de com quem você quer falar. Ao segmentar seu público, você tem mais assertividade na escolha de ferramentas, pessoas e na hora de executar as tarefas.
Um público jovem pede uma linguagem diferente de um público corporativo, por exemplo. Toda a preparação passa pela definição do público.
Trabalhe com informações
Evite o achismo. Imaginar do que o público gosta, quais são os seus interesses ou quem ele vai preferir ver em uma apresentação é dar um tiro no escuro.
Faça uma pesquisa detalhada sobre o público-alvo para planejar suas atividades e entregar um resultado que envolva verdadeiramente seus visitantes. Produzir um evento a partir de suposições é começar errado.
Invista na identidade visual
Sem hipocrisia, vivemos em uma sociedade em que a aparência é um fator importantíssimo na hora de julgamentos. É preciso causar um impacto visual nos seus visitantes já no momento da chegada.
Se a sua empresa não tiver um departamento de arte, invista na contratação de uma agência especializada. Uma apresentação sofisticada e inovadora vai fazer com que você arrebate seu público assim que ele chegar ao evento.
Escolha os canais de divulgação adequados
Divulgar o evento nas plataformas certas vai fazer com que o seu alcance envolva uma parcela maior do seu público. Se você tem um evento B2B, o LinkedIn pode ser o melhor caminho, por outro lado, se seu público for específico de uma cidade, você pode pensar em outdoors e anúncios em jornais de grande circulação no município.
Vale lembrar que uma ação não descarta a outra. Ter um mix de comunicação nas diferentes plataformas, online e offline, é fundamental para propagar as informações.
Faça um bom detalhamento na internet
Forneça todas as informações do evento quando criar uma landing page ou um evento de Facebook, por exemplo.
Otimizar seu texto aplicando conceitos de SEO, como escolhas de palavras-chave relevantes e definição da categoria do evento, vai fazer com que você ranqueie melhor nos mecanismos de busca e, consequentemente, tenha mais visualizações. Abuse das hashtags para criar uma audiência e buscar os trending topics.
Utilize sua rede de contatos
O networking é uma poderosa ferramenta para envolver a audiência. Acionar seus contatos que trabalhem com o público-alvo e deixá-los a postos para disparar as informações do evento quando chegar a hora da divulgação vai ajudar você a alcançar um número maior de pessoas.
Destaque os diferenciais do evento
Se você vai trazer uma grande novidade, como o lançamento da nova linha de produtos, ou então condições diferenciadas de negociação exclusivas para o evento ou até mesmo um palestrante famoso, não deixe de enaltecer isso. São os chamarizes que captam a atenção das pessoas e atraem multidões.
Escolha bons comunicadores
É importante que quem for discursar tenha uma capacidade de persuasão, saiba medir o comportamento do público, passar os valores da empresa e motivar a plateia com a sua fala. Uma palestra que traga bons estímulos é o combustível ideal para incentivar o convidado a aproveitar ao máximo todo o evento.
Prepare o convidado
Construa a relação com antecedência. É importante munir o participante de todas as informações previamente.
Envie um informativo completo sobre o evento, um e-mail ou um folder que especifique o cronograma dos apresentadores e em quais palcos eles se apresentarão, o horário de intervalos e se há um momento para o lanche, que traga um mapa da estrutura do evento, detalhe onde ficam os locais de acessibilidade, quais linhas de ônibus levam ao evento, se vai existir um estacionamento e qualquer outra informação que considerar pertinente.
Aborde o assunto de forma intrigante
Gerar curiosidade é essencial. Colocar um ar de mistério – sem deixar de cumprir o requisito acima – é uma boa forma de estimular o participante.
Passar uma sensação de urgência, estipular um número de vagas limitado por lote ou dar brindes para os primeiros a se inscrever farão o usuário entender que seu evento é concorrido, incentivando-o a garantir sua vaga rapidamente.
Entregando uma grande experiência: o durante
Coloque colaboradores em locais estratégicos
Mesmo com todo o cuidado para informar previamente seu convidado, alguns deles terão dúvidas ao chegar ao evento. Por isso, não deixe de alocar alguns funcionários que sejam prontamente identificáveis – um uniforme e um crachá resolvem facilmente isso – para receber e orientar os participantes.
Sinalize bem o espaço do evento
Distribua, dentro da estrutura, placas de localização, identifique os diferentes palcos conforme as atrações de cada um, as áreas para carregamento de telefones celulares, os elevadores, as áreas de acessibilidade, os locais onde ficam os sanitários, enfim, tudo que possa facilitar a vida do seu convidado.
Faça promoções
Todos gostam de um agrado. Realize ações promocionais durante o seu evento.
Podem ser sorteios de brindes como uma camiseta ou um kit com produtos da sua empresa, pode ser um cupom de desconto para adquirir determinado produto, pode ser um passeio para ir conhecer o dia a dia da empresa.
Pode ser o que você quiser, mas, com certeza, quem for sorteado sairá com um bônus que não esperava quando comprou o ingresso.
Afine o tom da abordagem
Por mais estudos e informações que se obtenha de antemão, é preciso estar atento ao clima do evento. São os participantes que vão dar a resposta sobre a sua abordagem.
Notou que está tudo dentro do planejado, dê andamento à sua estratégia. Visualizou algum aspecto que pode ser melhorado, adapte a sua linguagem e o jeito de se comunicar com o participante.
Mantenha o assunto na mídia
Receber profissionais da imprensa no seu evento fará com que ele continue em destaque durante os dias em que estiver acontecendo. Atenda aos pedidos de entrevista, comunique-se com a imprensa especializada no ramo e convide representantes dos principais veículos para visitar seu evento sem compromisso.
Tudo isso vai colaborar para manter o assunto em voga nos canais de comunicação.
Se isso render uma entrada ao vivo no jornal de um canal de televisão aberta, ou uma página inteira dedicada ao seu evento em um jornal de grande circulação ou em uma revista especializada, todo o trabalho já terá sido recompensado.
Mesmo que isso não aconteça, você terá estreitado os laços com os profissionais de comunicação e aberto um diálogo para informar sobre futuras ações.
Interação, interação e mais interação
Ainda estamos falando do durante do evento, mas aqui vale um destaque especial para a importância das ferramentas de interação. Promover a troca de informações e explorar os diferentes meios de contato com o público significa estimular o engajamento e transformar seu evento em um grande triunfo!
Disponibilize o sinal de wi-fi
Já falamos rapidamente acima, mas não custa reforçar. Fornecer o acesso à internet é uma forma de potencializar o engajamento do evento.
Hoje, as redes sociais são responsáveis por grande parte da divulgação de uma ação. Dar ao convidado a possibilidade de compartilhar uma informação, fazer o check-in no Facebook, postar uma foto no Instagram ou qualquer outra atividade que identifique seu evento nas redes sociais, e convidá-lo a fazer isso, é aumentar sua visibilidade.
Utilize as tecnologias de streaming
Compartilhar alguns minutos da sua principal palestra ao vivo no Facebook e postar diferentes momentos no stories do Instagram, por exemplo, são formas de incluir o usuário que não pôde ir ao seu evento nas atividades.
Além de repercutir positivamente, você causará uma expectativa e trabalhando a audiência da próxima edição.
Defina um gerente de social media
Com tantas redes sociais e as diferentes formas do usuário se manifestar por meio delas, é preciso ter uma pessoa ou até uma equipe que seja responsável exclusivamente por estar presente nas diferentes plataformas e gerenciar essa interação.
O Instagram é a rede de maior engajamento entre os usuários; o Facebook notifica todos os participantes do seu evento a cada nova postagem; o LinkedIn é uma plataforma essencial para o público B2B. Ter alguém com a finalidade de gerenciar tudo isso é primordial.
Essa pessoa deverá fornecer informações em tempo real e atender a audiência, respondendo as mensagens, tirando dúvidas, agradecendo os elogios e tomando notas das eventuais críticas. O cliente valoriza muito essa conexão.
Invista na tecnologia
Contrate uma empresa para desenvolver um aplicativo próprio para o seu evento. Permitir ao convidado um meio exclusivo de troca de mensagens, busca por informações e consultas rápidas vai destacar sua ação frente a eventos tradicionais e aumentar a autoridade da sua empresa.
Ter totens interativos que permitam consultar a programação ou tirar uma fotografia com um tema desenvolvido especialmente para aquela ação e que tenha o logo da empresa na moldura, por exemplo, também é uma ótima pedida.
Inovações tecnológicas trazem valor e itens desse tipo vão diferenciar sua organização. Além disso, o participante sairá com um souvenir que ajudará a aumentar a visibilidade da empresa.
Permita o contato com o palestrante
Muitos participantes são atraídos por causa de um nome de peso. Converse antes com a estrela do seu evento sobre a possibilidade de atendimento aos convidados, mesmo que por alguns minutos.
O fã que sair da palestra com uma foto do seu ídolo é uma pessoa satisfeita, feliz e engajada.
Fechando com chave de ouro: o pós-evento
Agradeça ao seu público pela participação
É importante deixar uma mensagem de consideração aos participantes. Sem eles, seu evento não teria sentido.
Uma fala de encerramento de um representante da empresa em reconhecimento à importância da presença do convidado ou até um brinde para enaltecer o prestígio dado ao evento são formas de demonstrar essa gratidão.
Meça os resultados
Não deixe de avaliar os dados do seu evento. Veja as métricas que você estabeleceu lá no plano de ação e compare a expectativa inicial e o resultado final de cada uma para saber em que você teve êxito e em que você precisa melhorar para a próxima edição.
Avalie todo o plano de ação
Dados são uma fonte fidedigna de informações, mas eles precisam ser avaliados levando em conta não só os números de forma crua, mas também o contexto em que foram colhidos e o que eles representam dentro da estratégia estabelecida.
Por isso, visite o plano de ação e reveja todo o seu planejamento para ter a real dimensão dos resultados.
Colete a opinião dos participantes
Saber como foi a experiência do convidado é essencial. Fazendo as perguntas corretas, você vai extrair informações relevantes para planejar ações futuras.
Você pode perguntar como ele ficou sabendo do seu evento, quais ações ele considerou como pontos altos e quais foram os pontos baixos, do que ele sentiu falta, o que o surpreendeu, enfim, tudo que você achar pertinente.
Formule um bom questionário, mas lembre-se de não deixá-lo muito extenso e acabar desestimulando o usuário a responder.
Ouça também os seus colaboradores
Ao final do evento é a hora de colher feedback da sua equipe. Por mais que você tenha conduzido e tido uma visão geral do evento, todos os detalhes e situações específicas de cada setor provavelmente não chegaram ao seu conhecimento.
Além disso, ouvir as opiniões e sugestões é uma forma de valorizar todo o trabalho desenvolvido pelos seus colaboradores e aumentar o engajamento também do seu time. O colaborador é o seu primeiro cliente e ele também tem de sair satisfeito.
Participar da gestão de eventos é um instrumento de incentivo e desenvolvimento de carreira. Uma boa experiência vai motivar sua equipe da mesma forma que motiva o seu público.
Faça uma campanha de fidelização
O pós-evento é o momento ideal para fidelizar o consumidor. Após um contato direto e pessoal a receptividade da organização perante o público aumenta, tornando a disseminação das informações mais ampla e contribuindo para a aceitação de novas ações.
O vínculo do usuário com a empresa sai fortalecido e é a hora de aproveitar esse envolvimento para disparar uma campanha de fidelização.
Alimente sua audiência
Envie ao participante as fotos do evento, o link para ele gerar o certificado, um resumo das principais ações desenvolvidas, uma champion letter (e-mail de follow-up) do atendimento realizado nos stands, as apresentações que foram utilizadas pelos palestrantes e os materiais didáticos das diferentes atividades.
Aproveite a chance de construir um relacionamento com o público que esteve no seu evento.
Ufa! Quanta coisa é preciso para fazer do seu evento um sucesso né?
Como você viu, esse percurso é composto por diferentes etapas. É fundamental desenvolver cada uma delas com excelência para que você entregue uma experiência formidável ao seu convidado.
É essa experiência que vai transformá-lo em um ativo para a empresa.
Com esse guia você não precisa mais se preocupar em esquecer algum detalhe importante ou deixar passar uma ação essencial por falta de conhecimento.
Agora você já sabe como aumentar o engajamento no seu evento.
Seguindo todas essas dicas você se tornará um mestre em gerar engajamento no seu evento!
Mas existe um outro local onde é importantíssimo gerar esse mesmo tipo de engajamento: dentro da sua organização.
